Soporte Legal

Mi problema es la investigación y análisis de toda la documentación que pueda reforzar y mejorar nuestras normas escritas, además de pretender que al conocerlas adquiramos criterio propio y soportado sobre lo que pretendemos expresar. 

Esto debe ser leído, comprendido y cernido o filtrado, para reducirlo al máximo extrayendo lo mejor nos pueda servir y ayudar.

 

ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

DEL CONDOMINIO…

RESUELVE

El siguiente,


REGLAMENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONDOMINIO

 

TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Objeto del Reglamento.

*Artículo 1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer los principios y bases que rigen la organización y el funcionamiento de la Administración del Condominio; los principios y lineamientos de la organización y funcionamiento de la Asamblea de Copropietarios, del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio del Condominio; así como regular los compromisos de gestión; crear mecanismos para promover la participación y el control sobre las políticas y resultados; y establecer las normas básicas sobre los archivos y registros del Condominio.

Ámbito de aplicación.

Artículo 2. Las disposiciones del presente Reglamento serán aplicables al Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio. Los principios y normas que se refieran en general al Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, serán de obligatoria observancia por éstos, quienes deberán desarrollarlos dentro del ámbito de sus respectivas competencias.

Las disposiciones del presente Reglamento podrán aplicarse supletoriamente a los demás Reglamentos.

 

TÍTULO II

PRINCIPIOS Y BASES DEL FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN

DEL ADMINISTRADOR Y LA(S) JUNTA(S) DE CONDOMINIO

Objetivo principal del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 3. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio tendrán como principal objetivo de su organización y funcionamiento dar eficacia a los principios, valores y normas consagrados en la Ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio y, en especial, garantizar a todos los copropietarios, conforme al principio de progresividad y sin discriminación alguna, el goce y ejercicio irrenunciable, indivisible e interdependiente de sus derechos Constitucionales y de Ley de Propiedad Horizontal.

Principio de legalidad.

Artículo 4. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio se organizan y actúan de conformidad con el principio de legalidad, por el cual la asignación, distribución y ejercicio de sus competencias se sujeta a la Ley de Propiedad Horizontal, Documento y Reglamento de Condominio, a las leyes y a los actos administrativos de carácter normativo, dictados formal y previamente conforme a la ley, en garantía y protección de las libertades públicas que consagra el régimen democrático a los copropietarios.

Principio de El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio al servicio de los copropietarios.

Artículo 5. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio están al servicio de los copropietarios y en su actuación darán preferencia a la atención de los requerimientos de los copropietarios y a la satisfacción de sus necesidades.

 

*El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio deben asegurar a los copropietarios la efectividad de sus derechos cuando se relacionen con ella. Además, tendrán entre sus objetivos la continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones, de acuerdo con las políticas fijadas y teniendo en cuenta los recursos disponibles, determinando al respecto las prestaciones que proporcionan los servicios de el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, sus contenidos y los correspondientes estándares de calidad.

Garantías que debe ofrecer  el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio a los copropietarios.

Artículo 6. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio desarrollarán su actividad y se organizarán de manera que los copropietarios:

 

1.             Puedan resolver sus asuntos de condominio, ser auxiliados y recibir información de interés general por medios telefónicos, informáticos y telemáticos.

2.             Puedan presentar reclamaciones sin el carácter de recursos administrativos, sobre el funcionamiento de el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

3.             Puedan acceder fácilmente a la información actualizada sobre el esquema de organización de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, así como a guías informativas sobre los procedimientos administrativos, servicios y prestaciones que ellos ofrezcan.

Derechos de los copropietarios en sus relaciones con el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 7. Los copropietarios en sus relaciones con el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio tendrán los siguientes derechos:

 

1.             Conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan interés, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.

2.             Identificar a los directivos(as) y a los empleados(as) al servicio del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

3.             Obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en un procedimiento.  

4.             Formular alegatos y presentar documentos en los procedimientos administrativos en los términos o lapsos previstos legalmente.

5.             No presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate. 

6.             Obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.  

7.             Acceder a los archivos y registros del Administrador la(s) Junta(s) de Condominio en los términos previstos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la Ley de Propiedad Horizontal.  

8.             Ser tratados con respeto y deferencia por los directivos(as), empleados(as), los cuales están obligados a facilitar a los copropietarios el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.  

9.             Ejercer, a su elección y sin que fuere obligatorio el agotamiento de la vía administrativa, los recursos administrativos o judiciales que fueren procedentes para la defensa de sus derechos e intereses frente a las actuaciones u omisiones del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, de conformidad con la ley.  

10.        Los demás que establezcan la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio.

Garantía del cumplimiento de las Normas.

Artículo 8. Todos los empleados(as) del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio están en la obligación de cumplir y hacer cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio.


Los empleados(as) del Administrador y los miembros de la(s) Junta(s) de Condominio incurren en responsabilidad civil, penal o administrativa, según el caso, por los actos de Administración que ordenen o ejecuten y que violen o menoscaben los derechos garantizados por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio, sin que les sirva de excusa órdenes superiores.

Garantía del derecho a petición.

Artículo 9. Los empleados(as) del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio tienen la obligación de recibir y atender, sin excepción, las representaciones, peticiones o solicitudes que les formulen los copropietarios en las materias de su competencia ya sea vía fax, telefónica, electrónica, escrita u oral; así como de responder oportuna y adecuadamente tales solicitudes, independientemente del derecho que tienen los copropietarios de ejercer los recursos administrativos o judiciales correspondientes, de conformidad con la ley.


En caso que un empleado(a) se abstenga de recibir las representaciones o peticiones de los copropietarios o no den adecuada y oportuna respuesta a las mismas, serán sancionados de conformidad con la ley.

Responsabilidad de los empleados(as) del Administrador y Junta(s) de Condominio.

Artículo 10. Sin perjuicio del derecho de acceso a la justicia establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley, los copropietarios cuyos derechos hayan sido violados o menoscabados por un acto u orden de un empleado(a), podrán, directamente o a través de su representante, acudir ante el Ministerio Público para que éste ejerza las acciones a que hubiere lugar para hacer efectiva la responsabilidad civil, penal, administrativa o disciplinaria en que hubiere incurrido dicho empleado(a). Igualmente, podrán acudir ante la Defensoría del Pueblo para que ésta inste al Ministerio Público a ejercer dichas acciones y, además, para que la Defensoría del Pueblo solicite ante el Consejo Moral Republicano que adopte las medidas a que hubiere lugar con respecto a tales empleados(as), de conformidad con la ley.

Principio de Rendición de Cuentas.

Artículo 11. Los directivos, empleados(as) del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio deberán rendir cuentas de los cargos que desempeñen, en los términos y condiciones que determine la ley.

Principios que rigen la actividad del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 12. La actividad del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio se desarrollarán con base en los principios de economía, celeridad, simplicidad administrativa, eficacia, objetividad, imparcialidad, honestidad, transparencia, buena fe y confianza. Asimismo, se efectuará dentro de parámetros de racionalidad técnica y jurídica.


La simplificación de los trámites administrativos será tarea permanente del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, así como la supresión de los que fueren innecesarios, todo de conformidad con los principios y normas que establezca el artículo del reglamento correspondiente.


A fin de dar cumplimiento a los principios establecidos en este Reglamento, el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio deberán utilizar las nuevas tecnologías que desarrolle la ciencia, tales como los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para su organización, funcionamiento y relación con los copropietarios. En tal sentido, cada órgano y ente del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio deberán establecer y mantener una página en la internet, que contendrá, entre otra información que se considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización, procedimientos, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de interés para los copropietarios, así como un mecanismo de comunicación electrónica con dichos órganos y entes disponible para todas los copropietarios vía internet.

Principio de publicidad normativa.

Artículo 13. Todos los reglamentos, resoluciones y actos administrativos de carácter general dictados por el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, para ser considerados, modificados y aprobados por la Asamblea de copropietarios, deberán ser publicados sin excepción en las carteleras del condominio, cada uno de los edificios, cada uno de los ascensores y/o página internet, según el caso, en el medio de publicación oficial del el Administrador o Juntas de Condominio correspondiente.

Principio de responsabilidad patrimonial del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 14. el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio serán responsables ante los copropietarios por la gestión de sus respectivos órganos, de conformidad con la ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a los empleados(as) por su actuación.


el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio responderán patrimonialmente por los daños que sufran los copropietarios, siempre que la lesión sea imputable a su funcionamiento.

El ejercicio de la potestad organizativa y las definiciones organizacionales.

Artículo 15. el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio se designan conforme a la Ley de Propiedad Horizontal, Documento y Reglamento de condominio.


Son órganos la administración del Condominio, la Asamblea General de Copropietarios, la(s) Junta(s) de Condominio y el Administrador.

 

Principio de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos del Condominio.

Artículo 20. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio procurarán que sus unidades de apoyo administrativo no consuman un porcentaje del presupuesto destinado al sector correspondiente mayor que el estrictamente necesario. A tales fines, los titulares de la potestad organizativa de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, previo estudio económico y con base en los índices que fueren más eficaces de acuerdo al sector correspondiente, determinarán los porcentajes mínimos de gasto permitido en unidades de apoyo administrativo.

Principio de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines institucionales.

Artículo 21. El tamaño y la estructura organizativa de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio serán proporcionales y consistentes con los fines y propósitos que les han sido asignados. Las formas organizativas que adopten el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio serán suficientes para el cumplimiento de sus metas y objetivos y propenderán a la utilización racional de los recursos del Estado.


Sin perjuicio de sus unidades estratégicas propias, los órganos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán incluir oficinas técnicas de carácter estratégico, integradas por un cuerpo multidisciplinario de asesores cuya remuneración se podrá establecer por vía contractual con base en honorarios profesionales u otras modalidades fijadas de conformidad con la ley, al margen de la escala de los sueldos y salarios del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, con el objeto de obtener una asesoría técnica de máxima calidad y eficiencia.

Principio de simplicidad, transparencia y cercanía organizativa a los copropietarios.

Artículo 22. La organización del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio perseguirá la simplicidad institucional y la transparencia en su estructura organizativa, asignación de competencias, adscripciones administrativas y relaciones interorgánicas.


La estructura organizativa preverá la comprensión, acceso, cercanía y participación de los copropietarios de manera que les permitan resolver sus asuntos, ser auxiliados y recibir la información que requieran por cualquier medio.

Principio de coordinación.

Artículo 23. Las actividades que desarrollen el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio estarán orientadas al logro de los fines y objetivos del Condominio, para lo cual coordinarán su actuación bajo el principio de unidad orgánica.

Principio de cooperación.

Artículo 24. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, colaborarán entre sí en la realización de los fines del Condominio.

Principio de lealtad institucional.

Artículo 25. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, actúan y se relacionan de acuerdo con el principio de lealtad institucional y, en consecuencia, deberán:

 

1.             Respetar el ejercicio legítimo de sus competencias por parte de las distintos órganos del Administrador del Condominio.

 

2.             Ponderar, en el ejercicio de las competencias propias, la totalidad de los intereses implicados y, en concreto, aquellos cuya gestión esté encomendada a otros.

 

3.             Facilitar a los otros la información que precisen sobre la actividad que desarrollen en el ejercicio de sus propias competencias.

 

4.             Prestar, en el ámbito propio, la cooperación y asistencia activas que los otros pudieran requerir para el ejercicio de sus competencias.

Principio de la competencia.

Artículo 26. Toda competencia otorgada a las comisiones asesoras de la la(s) Junta(s) de Condominio será de obligatorio cumplimiento y ejercida bajo las condiciones, límites y procedimientos establecidos legalmente; será indelegable, improrrogable y no podrá ser relajada por convención alguna, salvo los casos expresamente previstos en las leyes y demás actos normativos.


Toda actividad realizada por una comisión manifiestamente incompetente o usurpada por quien carece de cualidad calificada es nula y sus efectos se tendrán por inexistentes.

Asignación de competencias a el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio sin determinación orgánica.

Artículo 27. En el caso que una disposición legal otorgue una competencia al Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, sin especificar el órgano o ente que debe ejercerla, se entenderá que corresponde al órgano del Administrador y/o la Junta de Condominio con competencia en razón de la materia. De existir un ente competente en razón de la materia, le corresponderá a éste el ejercicio de dicha competencia.


En el caso que una disposición legal otorgue una competencia a un órgano o ente del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio sin determinar la competente, se entenderá que su ejercicio corresponde a la unidad administrativa con competencia por razón de la materia y el territorio, del segundo nivel jerárquico del respectivo órgano o ente.

Principio de jerarquía.

Artículo 28. La Asamblea de Copropietarios constituye la máxima jerarquía en la Administración del Condominio.  El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio estarán jerárquicamente ordenadas y relacionadas de conformidad con la distribución vertical de atribuciones en niveles organizativos. Las responsabilidades de inferior jerarquía estarán sometidas a la dirección, supervisión y control de los órganos superiores, del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio con competencia en la responsabilidad respectiva.


El incumplimiento por parte de un responsable inferior de las órdenes e instrucciones de su superior jerárquico inmediato obliga a la intervención de éste y acarrea la responsabilidad de los empleados(as) a quienes sea imputable dicho incumplimiento, salvo lo dispuesto en el artículo 8 de este Reglamento.

La avocación.

Artículo 41. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán avocarse al conocimiento y resolución de un asunto cuya resolución corresponda ordinariamente o por delegación a sus órganos jerárquicamente subordinados, cuando razones de índole técnica, económica, social, jurídica o de interés del condominio lo hagan pertinente.


La avocación comprende las actividades materiales y las decisiones que correspondan al ejercicio de las atribuciones aplicables al caso, de conformidad con las formalidades que determinen el presente Reglamento, la Ley de Propiedad Horizontal, el Documento y Reglamento de Condominio.


En todo caso, la avocación se realizará mediante acuerdo motivado que deberá ser notificado a los interesados en el procedimiento, si fuere el caso, con anterioridad al acto administrativo definitivo que se quiera dictar.

Instrucciones y órdenes.

Artículo 43. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán dirigir las actividades de sus empleados(as) mediante instrucciones y órdenes.


Cuando una disposición específica así lo establezca o se estime conveniente por razón de los destinatarios o de los efectos que puedan producirse, las instrucciones y órdenes de servicio se publicarán en la cartelera que corresponda.

La solución de los conflictos de atribuciones.

Artículo 44. Cuando el órgano que esté conociendo de un asunto se considere incompetente deberá remitir las actuaciones al órgano que estime con competencia en la materia. Si este último órgano se considera a su vez incompetente, el asunto será resuelto por el órgano superior jerárquico común a ambos.


Los interesados podrán solicitar a los órganos que estén instruyendo el procedimiento que declinen el conocimiento del asunto en favor del órgano competente. Del mismo modo, podrán solicitar a este último que requiera la declinatoria del órgano que esté conociendo del asunto.



 

TÍTULO III

Capítulo II

Actas de las sesiones

Artículo 55. De las sesiones se levantará un acta por el Secretario o Secretaria, quien la asentará en un libro especial y la certificará con su firma una vez aprobada. Dicha acta contendrá las circunstancias relativas al tiempo y lugar de su celebración, la relación de los asistentes, las decisiones adoptadas sobre cada uno de los asuntos tratados en la reunión y los informes presentados.


Capítulo IV

Presentación de la cuenta.

Artículo 79. Acompañada de la memoria, presentará una cuenta que contendrá una exposición de motivos, los estados contables mensuales y el resultado de las contabilidades ordenadas por la ley. La cuenta se dividirá en dos secciones: cuenta de rentas y cuenta de gastos.

Vinculación de la cuenta a la memoria.

Artículo 80. La cuenta deberá estar vinculada a la memoria, al plan estratégico respectivo y a sus resultados, de manera que constituya una exposición integrada de la gestión del ministro o ministra y permita su evaluación conjunta.

Cuenta de la Comisión encargado de las finanzas

Artículo 81. La cuenta de la comisión a cargo de las finanzas comprenderá, además, la Cuenta General de Rentas y Gastos, la cual centralizará el movimiento general de todos los ramos de rentas y de gastos y la Cuenta de Bienes adscritos al condominio, con especificación del movimiento de los bienes muebles e inmuebles.

Funciones de las Comisiones.

Artículo 82. Las comisiones serán los órganos inmediatos de la(s) junta(s) de Condominio, supervisarán las actividades de sus respectivas dependencias de acuerdo con las instrucciones de la(s) Junta(s) de Condominio, tendrán a su cargo las atribuciones que les otorguen este Reglamento, así como el conocimiento y la decisión de los asuntos que se les delegue.

Competencias comunes de las Comisiones

Artículo 83. Son competencias comunes de las Comisiones:

 

1.             Seguir y evaluar las misiones a su cargo; dirigir, planificar, coordinar y supervisar las actividades de las dependencias de sus respectivas Comisiones; y resolver los asuntos que les sometan sus miembros(as), de lo cual darán cuenta a la(s) Junta(s) de Condominio.

 

2.             Ejercer la dirección, inspección y resguardo de los servicios, bienes y ramos de renta de sus respectivas misiones.

 

3.             Comprometer y ordenar, los gastos correspondientes a las dependencias a su cargo.

 

Capítulo VII

De la iniciativa legislativa del Poder Ejecutivo Nacional y su potestad reglamentaria

 

Potestad reglamentaria

Artículo 87. El ejercicio de la potestad reglamentaria corresponde al...


Los reglamentos no podrán regular materias objeto de reserva de ley, ni infringir normas con dicho rango. Además, sin perjuicio de su función de desarrollo o colaboración con respecto a la ley, no podrán tipificar delitos, faltas o infracciones administrativas, establecer penas o sanciones, así como tributos, cánones u otras cargas o prestaciones personales o patrimoniales de carácter público.

Del procedimiento de elaboración de los reglamentos

Artículo 88. La elaboración de los reglamentos se ajustará al siguiente procedimiento:

 

1.             La iniciación del procedimiento de elaboración de un reglamento se llevará a cabo por la comisión competente según la materia, mediante la elaboración del correspondiente proyecto al que se acompañará un informe técnico y un informe sobre su impacto o incidencia presupuestaria.

 

2.             A lo largo del proceso de elaboración deberán recabarse, además de los informes, los dictámenes correspondientes y cuantos estudios y consultas se estimen convenientes para garantizar la eficacia y la legalidad del texto.

 

3.             Elaborado el texto se someterá a consulta previa, para garantizar el derecho de participación de los copropietarios, de conformidad con lo dispuesto en el Título VI de este Reglamento. Durante el proceso de consulta los copropietarios, directamente, podrán presentar observaciones y propuestas sobre el contenido del reglamento las cuales deberán ser analizadas por la comisión encargada de la elaboración y coordinación del reglamento.

 

4.             Aprobado el reglamento por la Junta de Condominio con la previa participación y observaciones de los copropietarios, se incluirá en la agenda de la próxima Asamblea Ordinaria de Copropietarios o se convocará una Asamblea Extraordinaria para someterlo a su aprobación por mayoría, entrará en vigencia con su aprobación y anexo al cuaderno de comprobantes del libro de actas de Asamblea de Copropietarios, pasado el tiempo previsto para su posible impugnación.


 

 

TÍTULO VI

DE LA PARTICIPACIÓN SOCIAL DE LA GESTIÓN PÚBLICA

Promoción de la participación ciudadana

Artículo 135. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en leyes especiales, los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio promoverán la participación ciudadana en la gestión pública.


A tales fines, los copropietarios podrán, presentar propuestas y formular opiniones sobre la gestión de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.


A los efectos de su participación en la consulta sobre políticas y normas para la regulación del sector respectivo, cada órgano o ente público llevará un registro de las comunidades organizadas y las organizaciones públicas no estatales cuyo objeto se refiera al sector y que soliciten libremente su inscripción.

Procedimiento para la consulta de regulaciones sectoriales

Artículo 136. Cuando los órganos o entes públicos, en su rol de regulación, propongan la adopción de normas legales, reglamentarias o de otra jerarquía, deberán remitir el anteproyecto para su consulta a las comunidades organizadas y las organizaciones públicas no estatales inscritas en el registro señalado por el artículo anterior. En el oficio de remisión del anteproyecto correspondiente se indicará el lapso durante el cual se recibirán por escrito las observaciones, y el cual no comenzará a correr antes de los diez días hábiles siguientes a la entrega del anteproyecto correspondiente.


Paralelamente a ello, el órgano o ente público correspondiente publicará en la prensa nacional la apertura del proceso de consulta indicando su duración. De igual manera lo informará a través de su página en la internet, en la cual se expondrá el o los documentos sobre los cuales verse la consulta.


Durante el proceso de consulta cualquier persona puede presentar por escrito sus observaciones y comentarios sobre el correspondiente anteproyecto, sin necesidad de estar inscrito en el registro a que se refiere el artículo anterior.


Una vez concluido el lapso de recepción de las observaciones, el órgano o ente público fijará una fecha para que sus funcionarios o funcionarias, especialistas en la materia que sean convocados y las comunidades organizadas y las organizaciones públicas no estatales intercambien opiniones, hagan preguntas, realicen observaciones y propongan adoptar, desechar o modificar el anteproyecto propuesto o considerar un anteproyecto nuevo.


El resultado del proceso de consulta no tendrá carácter vinculante.

La nulidad como consecuencia de la aprobación de normas no consultadas y su excepción

Artículo 137. El órgano o ente público no podrá aprobar normas para cuya resolución sea competente, ni remitir a otra instancia proyectos normativos que no sean consultados, de conformidad con el artículo anterior. Las normas que sean aprobadas por los órganos o entes públicos o propuestas por éstos a otras instancias serán nulas de nulidad absoluta si no han sido consultadas según el procedimiento previsto en el presente Título.


En casos de emergencia manifiesta y por fuerza de la obligación del Estado en la seguridad y protección de la sociedad, el Presidente o Presidenta de la República, gobernador o gobernadora, alcalde o alcaldesa, según corresponda, podrán autorizar la aprobación de normas sin la consulta previa. En este caso, las normas aprobadas serán consultadas seguidamente bajo el mismo procedimiento a las comunidades organizadas y a las organizaciones públicas no estatales; el resultado de la consulta deberá ser considerado por la instancia que aprobó la norma y ésta podrá ratificarla, modificarla o eliminarla.

Obligación de informar a los copropietarios de las actividades, servicios, procedimientos y organización del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio

Artículo 138. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio deberán establecer sistemas que suministren a los copropietarios la más amplia, oportuna y veraz información sobre sus actividades, con el fin de ejercer el control sobre la gestión. Cualquier copropietario puede solicitar del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio la información que desee sobre la actividad de éstos de conformidad con la ley.

Obligación de información a los copropietarios

Artículo 139. El Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio mantendrán permanentemente actualizadas y a disposición de los copropietarios, en las unidades de información correspondientes, el esquema de su organización y la de los órganos adscritos, así como guías informativas sobre los procedimientos administrativos, servicios y prestaciones aplicables en el ámbito de su competencia y de sus órganos adscritos.


TÍTULO VII

DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS

DE EL ADMINISTRADOR y la(s) Junta(s) de Condominio

Capítulo I

Del Sistema Nacional de Archivo

Concepto de órgano de archivo.

Artículo 140. A los efectos del presente Reglamento se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Condominio.

 

Objetivo de los archivos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 141. El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de los copropietarios y como fuente de la historia.

Finalidad de los órganos de archivo.

Artículo 142. En cada órgano o ente del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.

Deberes del Estado

Artículo 143. El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora, técnica y testimonial.

El Archivo General de la Nación

Artículo 144. El Archivo General de la Nación es el órgano del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivo, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos

Artículo 145. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación y los órganos de archivo de los órganos y entes del Estado.

Los entes u órganos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordinar la elaboración y ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.

El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico

Artículo 146. El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se elaborará con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.

Naturaleza de la documentación administrativa

Artículo 147. La documentación administrativa e histórica del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio es producto y propiedad del Estado, éste ejercerá el pleno control sobre los fondos documentales existentes en los archivos, no siendo susceptibles de enajenación. Los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán contratar servicios de custodia, organización, reprografía, digitalización y conservación de documentos de archivos; igualmente podrá contratar el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio de archivos y fondos documentales históricos con universidades nacionales e instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

Incorporación de nuevas tecnologías

Artículo 148. Los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Prohibición de destrucción de documentos de valor histórico

Artículo 149. Los documentos que posean valor histórico no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. La violación de esta prohibición acarreará las sanciones que establezca la ley.

Transferencia de archivos

Artículo 150. Los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio que se supriman o fusionen entregarán sus archivos y fondos documentales a las entidades que asuman sus funciones. Los entes u órganos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio que sean objeto de privatización transferirán copia de sus documentos históricos al Archivo General de la Nación.

 

Remisión reglamentaria

Artículo 151. Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción de tablas de retención documental en razón de las distintas cronologías documentales y el tratamiento que recibirán los documentos de los registros públicos, notarías y archivos especiales del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, se determinarán mediante reglamento. Asimismo, se reglamentará lo concerniente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

Visitas e inspecciones

Artículo 152. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los archivos de los órganos y entes del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y el respectivo reglamento.

Control y vigilancia de documentos de interés histórico

Artículo 153. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés histórico cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. A través del ministerio de adscripción podrá ejecutar medidas tendentes a impedir la salida del país de documentos históricos, aún cuando fueren de propiedad particular, sin que haya constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nación y de que ha quedado copia en el Archivo General de la Nación. Toda persona que descubra documentos históricos y suministre los datos necesarios para probar el derecho que a ellos tiene la República, recibirá el resarcimiento correspondiente de conformidad con el reglamento respectivo.


Serán nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en este Reglamento, y los que las efectúen y conserven en su poder sin causa legítima los bienes expresados, serán sancionados de conformidad con la ley.

Declaratoria de interés público

Artículo 154. Son de interés público los documentos y archivos del Estado. Sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca al efecto por el reglamento respectivo, podrán declararse de interés público documentos privados y, en tal caso, formarán parte del patrimonio documental de la Nación. Los copropietarios y las entidades privadas, poseedores o tenedoras de documentos declarados de interés público, no podrán trasladarlos fuera del territorio nacional, ni transferir a título oneroso o gratuito, la propiedad, posesión o tenencia de los mismos, sin previa información escrita al Archivo General de la Nación. El Ejecutivo Nacional, por medio del reglamento respectivo, establecerá las medidas de estímulo al desarrollo de los archivos privados declarados de interés público.

Derecho de acceso a los archivos y registros del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio

Artículo 155. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto.

Condiciones para el ejercicio del derecho de acceso a los archivos y registros

Artículo 156. El derecho de acceso a los archivos y registros del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio será ejercido por los copropietarios de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios, debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes.

Contenido del derecho de acceso a los archivos y registro

Artículo 157. El derecho de acceso a los archivos y registros conllevará el de obtener copias simples o certificadas de los mismos, previo pago o cumplimiento de las formalidades que se hallen legalmente establecidas.

Publicaciones sobre documentos en poder del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio

Artículo 158. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos que estén en poder de la Administración y la(s) Junta(s) de Condominio sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los copropietarios.


Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los copropietarios u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes, a efectos de que puedan ser alegadas por los copropietarios en sus relaciones con el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.

Registros de documentos presentados por los copropietarios

Artículo 159. Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia, también se anotarán la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o copropietarios.

Creación de registros

Artículo 160. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Estos serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.


Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha de la recepción o salida.


Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Soporte informático

Artículo 161. Los registros que el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio establezca para la recepción de escritos y comunicaciones de los copropietarios o de órganos administrativos, deberán instalarse en un soporte informático.


El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.


Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

Lugar de presentación de documentos.

Artículo 162. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los copropietarios dirijan a los órganos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio podrán presentarse:


1. En la unidad correspondiente de los órganos administrativos a que se dirijan.

2. En las oficinas de correo en la forma que reglamentariamente se establezca.

3. En las representaciones diplomáticas o delegaciones consulares de Venezuela en el extranjero.


4. En cualquier otro que establezca la ley.


A los fines previstos en este artículo podrán hacerse efectivos, por cualquier medio, tales como giro postal o telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente, cualesquiera tributos que haya que satisfacer en el momento de la presentación de solicitudes y escritos al Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.


Información sobre horario de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio

Artículo 163. Cada órgano o ente del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertas sus oficinas, garantizando el derecho de los copropietarios a la presentación de documentos previsto en este Reglamento.

Las Administración y la(s) Junta(s) de Condominio deberá hacer pública y mantener actualizada una relación de sus oficinas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

Remisión reglamentaria de las condiciones de acceso a los documentos, archivos y registros administrativos

Artículo 164. El reglamento respectivo determinará los funcionarios o funcionarias que tendrán acceso directo a los documentos, archivos y registros administrativos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio.


Para la consulta por otros funcionarios o funcionarias o copropietarios de los documentos, archivos y registros administrativos que hayan sido expresamente declarados como confidenciales o secretos de conformidad con la ley, deberá requerirse autorización especial y particular del órgano superior respectivo, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de contenido confidencial o secreto.

Limitaciones de exhibición o inspección judicial de documentos, archivos y registros administrativos

Artículo 165. No se podrá ordenar la exhibición o inspección judicial de los documentos, archivos y registros administrativos de los órganos y entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio, sino por los órganos a los cuales la ley atribuye específicamente tal función.


Podrá acordarse judicialmente la copia, exhibición o inspección de determinado documento, expediente, libro o registro administrativo y se ejecutará la providencia, a menos que el órgano superior respectivo hubiera resuelto con anterioridad otorgarle al documento, libro, expediente o registro la clasificación como secreto o confidencial, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley que regule la materia de clasificación de contenido confidencial o secreto.

Prohibición a los empleados(as) del Administrador o de la(s) Junta(s) de Condominio.

Artículo 166. Se prohíbe a los empleados(as) del Administrador o de la(s) Junta(s) de Condominio conservar para sí documentos de los archivos del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio y tomar o publicar copia de ellos sin autorización del Administrador o de la(s) Junta(s) de Condominio.

Devolución de documentos originales a los presentantes.

Artículo 167. Los documentos originales emanados de los interesados y dirigidos a los órganos o entes del Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio para la tramitación de un asunto, deben devolverse a sus presentantes cuando así lo solicitaren y siempre que consignen copia fiel y exacta de ellos en el expediente.

Expedición de copias certificadas de expedientes y documentos.

Artículo 168. Todo aquel que presentare petición o solicitud ante el Administrador y la(s) Junta(s) de Condominio tendrá derecho a que se le expida, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley respectiva, copia certificada del expediente o de sus documentos.

Prohibición de expedición de copias certificadas de documentos y expedientes secretos o confidenciales.

Artículo 169. Las copias certificadas que solicitaren los interesados y las autoridades competentes se expedirán por el funcionario o funcionaria correspondiente, salvo que los documentos y expedientes hubieran sido previa y formalmente declarados formalmente secretos o confidenciales de conformidad, con ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto.

Prohibición de expedición de certificaciones de mera relación

Artículo 170. Se prohibe la expedición de certificaciones de mera relación, es decir, aquellas que sólo tengan por objeto hacer constar el testimonio u opinión del funcionario declarante sobre algún hecho o dato de su conocimiento de los contenidos en los expedientes archivados o en curso, o de aquellos asuntos que hubiere presenciado por motivo de sus funciones.


Sin embargo, podrán expedirse certificaciones sobre datos de carácter estadístico, no confidenciales o secretos, que consten en expedientes o registros oficiales que no hayan sido publicados y siempre que no exista prohibición expresa al respecto.

Expedición de copias certificadas

Artículo 171. Para expedir copias certificadas por procedimientos que requieran del conocimiento y de la intervención de técnicos especiales, el órgano superior respectivo nombrará un experto para ejecutar la copia, quién deberá prestar juramento de cumplir fielmente su cometido, antes de realizar el trabajo.


Los honorarios del experto, de ser necesario, se fijarán previamente en acto verificado ante el funcionario o funcionaria correspondiente y serán por cuenta del solicitante, quien deberá consignarlos de conformidad con el reglamento respectivo.


Los gastos y derechos que ocasionen la expedición de copias certificadas, conforme a lo establecido en los artículos anteriores, serán por cuenta de los interesados.

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